Le rapport d’activité, ou rapport annuel, est un grand classique des documents de communication en B2B. Relativement proche de la présentation corporate dans son approche, il va permettre à l’entreprise de faire le bilan de ses réalisations sur une période donnée. L’enjeu principal est donc de bien concevoir ce document pour qu’il transmette à ses lecteurs le message que vous souhaitez faire passer.
Comment le concevoir ? C’est ce que nous allons voir ici.
C’est quoi un rapport d’activité ?
Un rapport d’activité est un document professionnel qui résume les réalisations, les statistiques, les progrès et les performances d’une entreprise ou d’un projet. Bref, il s’agit d’une synthèse de l’activité d’une entreprise sur une période spécifique (l’exemple classique étant le rapport d’activité annuel) qui offre une vue d’ensemble de son état actuel et qui permet de prendre des décisions éclairées pour l’avenir.
Les enjeux de ce type de document sont donc très proches de ceux d’une présentation corporate dans le sens où il va vous permettre de peindre l’image de l’entreprise telle que vous voulez qu’elle soit vue, à un instant donné.
Lors de la réalisation de notre baromètre des présentations en 2023, à la question « dans quels contextes utilisez-vous des présentations ? », voici les réponses obtenues :
Le rapport d’activité, ou le bilan annuel, peut correspondre à plusieurs de ces cas d’usage (présenter votre entreprise en externe pour 47% des répnondants, présenter vos résultats à votre hiérarchie pour 55%, présenter votre stratégie en interne pour 73%) dans leur version écrite. Si certaines de ces présentations sont sans doute orales, on voit bien que le rapport écrit reste un support répandu en B2B.
A qui s’adresse le rapport d’activité ?
Voilà une question qui vient appuyer une problématique centrale dans l’élaboration de ce type de bilan. Par définition, le rapport d’activité est un moyen efficace de communiquer des informations cruciales aux parties prenantes internes et externes. Ainsi, il peut s’adresser aux :
- Investisseurs : pour suivre la rentabilité, les résultats, les perspectives de croissance ou justifier une décision stratégique qui n’a pas encore porté ses fruits
- Partenaires : pour affirmer la position de l’entreprise sur son marché, évaluer la performance ou envisager des opportunités de collaboration
- Collaborateurs : pour comprendre les priorités et les décisions stratégiques, valoriser des initiatives collectives et dynamiser le sentiment d’appartenance
- Clients : pour affirmer la position de l’entreprise sur son marché, sa proposition de valeur ou démontrer la transparence
- Institutions ou administrations : pour satisfaire à des obligations réglementaires ou contractuelles
Bref, des cibles multiples aux attentes différentes qui complexifient la réalisation d’un document efficace.
Pourquoi votre rapport annuel n’intéresse personne ?
Parce qu’il ne raconte rien. Ou plutôt, il se contente de dérouler des faits. Des chiffres, des actions, des dates… sans intention narrative ni stratégique.
Trop souvent, le rapport annuel est pensé comme un inventaire à la Prévert. Un bilan qu’on assemble slide après slide, en cherchant à y inclure tous les projets possible pour valoriser son activité. Et on oublie de se poser la vraie question : qu’est-ce que je veux que mon lecteur retienne ? Résultat : personne ne lit ces bilans, ou alors en diagonale. Votre direction y voit une corvée, un document à distribuer par principe aux partenaires.
Et vos équipes n’y trouvent pas beaucoup plus de sens. Un rapport d’activité ne doit pas juste résumer ce que vous avez fait. Il doit donner à voir où vous allez, pourquoi c’est important, et comment chacun peut y contribuer. Sans ça, il n’est qu’un fichier de plus dans une boîte mail pleine.
Comment rédiger un rapport d’activité ?
La rédaction d’un rapport annuel, qu’on choisisse de le faire sous PowerPoint ou non, demande une approche méthodique et bien structurée.
Définir l’objectif de votre rapport d’activité selon la cible
Comme souvent, la première étape ne se passe pas dans PowerPoint. Avant de commencer à rédiger votre rapport d’activité, vous devez déterminer clairement son objectif. Identifiez votre public cible et surtout ce que vous souhaitez communiquer via ce rapport.
Comme nous le disions précédemment, les difficultés de l’exercice sont multiples : les cibles peuvent être très différentes et leur intérêt pour ce document divergent. Il faut donc être clair sur l’objectif de base de ce document.
A l’instar de la présentation corporate, et contrairement à une présentation commerciale, le rapport d’activité est centré sur l’entreprise plutôt que sur les besoins de la cible. Il est l’occasion de représenter l’image que vous voulez donner de votre entreprise. L’objectif est le même, convaincre l’audience, mais le moyen de le faire est différent.
Valoriser un choix stratégique qui ne porte pas encore ses fruits dans les chiffres, mettre en avant des réussites, justifier des ralentissements ou des manques… Être au clair sur objectif de votre rapport d’activité vous aidera à sélectionner les informations pertinentes et à adapter le ton et le style de rédaction en conséquence. Pour qu’il communique les messages que vous souhaitez mettre en avant.
Recueillir les informations
Pour créer un rapport annuel complet et précis, vous devez recueillir toutes les informations pertinentes. Consultez les données financières, les statistiques de performance, les indicateurs clés de performance (KPI) et tout autre élément significatif. Le tri se fera à la prochaine étape. N’hésitez pas à collaborer avec différentes équipes et départements pour obtenir des perspectives variées et complémentaires.
Identifier les arguments clés de votre bilan
Voilà l’un des enjeux de ce type de document. Si le recueil d’informations peut être fastidieux, choisir les bons éléments pour appuyer vos arguments est une autre affaire. En effet, on manque rarement d’informations et de documents potentiellement exploitables… Il peut donc être difficile de faire le tri.
Une fois les informations rassemblées, il faut identifier les arguments clés que vous souhaitez mettre en avant dans votre rapport. Ces arguments doivent répondre à l’objectif défini précédemment et mettre en lumière les réalisations importantes, les défis surmontés et les opportunités futures. Utilisez des exemples concrets pour étayer vos propos et renforcer la crédibilité de votre rapport.
Réaliser le plan et rédiger son rapport d’activité
Organisez votre rapport d’activité en créant un plan bien structuré. Commencez par une introduction claire qui présente le contexte et l’objectif du rapport. Ensuite, développez chaque argument clé dans des sections distinctes, en fournissant des explications détaillées et des données à l’appui. Veillez à garder une progression logique dans votre récit pour que le rapport soit cohérent et facile à suivre pour le lecteur.
Dans la rédaction d’un rapport d’activité, il est également très important de bien hiérarchiser l’information. A cheval entre un sujet de contenu et un sujet de design, ce point n’est pas à prendre à la légère. Pour ce type de bilan, comme il s’agit le plus souvent d’un document destiné à être lu, il faut avoir conscience que la plupart des personnes le liront en diagonale. Il faudra donc tenir compte de ce point dans la structuration de l’information, avec plusieurs niveaux de lecture :
- Des titres clairs et évocateurs
- Des chiffres ou des informations clés mis en exergue visuellement
- Des paragraphes plus détaillés pour ceux qui veulent plus d’informations
Cette « navigation » dans le document doit être anticipée pour que votre message passe à tous les niveaux.
Soigner le design de votre rapport d’activité
La présentation visuelle joue un rôle crucial dans la création d’un rapport d’activité attrayant. Évidemment, ce document doit respecter la charte graphique de votre entreprise. Mais comme il s’agit d’un élément de communication important, il n’est pas question d’utiliser votre masque PowerPoint basique.
Un rapport d’activité, pour être percutant, doit avoir un design soigné et attractif. Une forme qui sera adaptée et au service du fond. Un sujet sur lequel il peut être pertinent de se faire accompagner par des spécialistes. Un rapport bien conçu aura un impact plus significatif sur votre audience.
Attention : rapport d’activité écrit ≠ support de présentation orale
Voici un écueil classique des présentations PowerPoint. Le rapport d’activité, tel que nous l’avons présenté ici, est généralement un support écrit destiné à être lu. Il n’est donc pas question de le présenter tel quel à l’oral, au risque de perdre complètement votre audience.
Alors que le rapport écrit doit être exhaustif et contenir tous les détails importants, le support de présentation orale doit être concis et se concentrer sur les points essentiels. Comme pour tout exercice de présentation, il doit être complémentaire et venir en soutien du discours.
Il est donc capital de retravailler le support pour l’adapter à cet exercice spécifique. Les diapositives devront être retravaillées : le plan peut évoluer, une grande partie du texte sera supprimée pour laisser place au discours de l’orateur, certaines informations pourront être représentées visuellement sous une autre forme (graphique, schéma, tableau, image, vidéo), etc.
Besoin d’aide pour concevoir votre rapport d’activité ?
Pour être efficace et convaincant, la création d’un rapport d’activité sous PowerPoint nécessite une approche méthodique ainsi qu’une présentation visuelle attrayante. Des points sur lesquels il est parfois difficile d’être objectif quand on est à l’intérieur du projet.
Si vous souhaitez l’accompagnement d’une agence PowerPoint spécialisée pour structurer votre rapport et réaliser un design époustouflant, nous serons ravis de répondre à vos enjeux !
