L’organisation d’un événement réclame un gros investissement en temps et en ressources, vous ne voudriez quand même pas tout gâcher avec une présentation PowerPoint défaillante ?

Que votre événement ait lieu en présentiel ou à distance, quelle que soit l’ampleur de l’événement ou de l’audience, les participants accordent toujours beaucoup d’importance au support PowerPoint. Ils s’attendent à y trouver, de manière claire et synthétique, les points-clés à retenir de votre discours.

Donc, oui, clairement, vous pouvez vous planter dans les grandes largeurs si votre présentation n’est pas optimale. On vous pardonnera souvent plus une erreur ou une approximation si vous la commettez oralement que si elle s’affiche sur votre support.

Par conséquent, il convient de bien préparer la présentation en amont de l’event pour accorder le fond et la forme, capter l’attention de votre audience le jour J et éviter les couacs.Découvrez dans cet article, 7 conseils de nos experts PowerPoint pour réussir vos présentations lors d’un événement.

#1. Privilégiez des slides concis

Oubliez les slides qui résument le Petit Robert. En matière de présentation PowerPoint, « less is more ». 

Vos diapositives n’ont pas vocation à tout dire mais à mettre l’accent sur ce qui est important dans votre discours.

Alors oui, on sait, vous avez très envie de vous faire plaisir en présentant, à vos collaborateurs réunis en séminaire, la totalité de vos excellents résultats du premier semestre. Réfrénez vos ardeurs et ne mettez en exergue que quelques chiffres éclairants pour illustrer votre propos. Votre audience vous en remerciera.

En effet, personne n’a envie de devoir froncer les sourcils pour se concentrer sur des pavés de texte écrits en petits caractères.

Vos textes doivent être écrits suffisamment gros et de manière suffisamment contrastée pour bien s’afficher et être lisibles pour tous, en tenant compte de la configuration de la salle, de l’éclairage, de l’écran.

#2. Soignez les effets d’annonce et les arrivées sur scène

L’attention du public n’est pas linéaire tout au long d’un événement. Plus la présentation dure et plus elle a tendance à décroître. 

Vous devez donc « mettre en scène » les moments-clés de votre intervention pour regagner l’attention des participants.

C’est pourquoi nous recommandons de travailler en priorité les effets d’annonce et les arrivées sur scène avec des slides plus designées et animées. L’objectif est de créer immédiatement un effet de qualité et de donner au public envie d’écouter.

Si nécessaire, pour des raisons de temps ou de budget, les slides de contenu pur peuvent être plus simples en termes de design.

#3. Finalisez vos diapositives au moins une semaine avant l’événement

Pour un événement, la clé du succès réside essentiellement dans la préparation. La définition et, surtout, le respect du rétroplanning sont des prérequis pour réduire les stress de dernière minute.

Vous avez certainement déjà connu des organisations d’événements où, à quelques heures du lancement, ça court dans tous les sens parce qu’il manque quelque chose… ou vous venez de vous rendre compte qu’il y avait des coquilles dans le PowerPoint que vous vous apprêtiez à diffuser ? 

C’est le meilleur moyen de rajouter de la pression inutile sur les orateurs, sachant que nous sommes déjà plus ou moins à l’aise à l’idée de prendre la parole en public.

La présentation PowerPoint ne doit pas être la cinquième roue du carrosse de votre événement, la tâche qu’on réalise en dernière minute une fois qu’on a bouclé le reste.

Imposez à vos équipes de finir leurs slides en version définitive au moins une semaine avec l’event. Les corrections de dernière minute sont souvent préjudiciables car elles :

  • génèrent un risque important d’erreur
  • ne permettent pas de répéter efficacement et donc engendrent une baisse de qualité à l’oral
  • ajoutent un stress important sur de la technique (les slides) plutôt que sur le reste qui est prioritaire le jour J.

#4. Répétez votre présentation orale

Une fois que les slides PPT sont prêts, il faut absolument répéter votre présentation en situation réelle, que ce soit pour l’orateur ou pour que la régie (s’il y en a une) soit bien coordonnée.

En effet, pour l’orateur, il s’agit de dimensionner sa prise de parole en fonction de la durée de son intervention. Lors d’un événement, le timing est important et vous devez éviter de transformer une présentation de 30 minutes en discours-fleuve, sous peine de perdre votre public.

Bien évidemment, la répétition en conditions réelles sert aussi à accorder le discours avec le support de présentation PowerPoint. Si vous avez prévu des effets d’annonce, il faut que l’orateur et la régie soient parfaitement synchronisés.

Par ailleurs, cette répétition permet de s’assurer que la présentation est bien opérationnelle d’un point de vue technique. Cela évitera les bugs le jour J et épargnera à l’orateur de devoir meubler en se réfugiant derrière l’argument des « aléas du direct ».

#5. Variez les orateurs

Maintenir l’attention des participants sur toute la durée de l’événement n’est pas simple. Plus haut, nous évoquions les effets d’annonce et les arrivées sur scène pour capter l’attention.

Pour rompre avec la monotonie et obtenir un regain d’attention, il est également conseillé de faire varier les orateurs. En faisant se succéder les orateurs, vous créez un effet de masse et donnez plus d’importance à votre événement. De plus, les prises de parole étant plus courtes, elles sont souvent plus dynamiques et moins ponctuées de lapsus ou de bafouillages occasionnés par la fatigue.

#6. Prévoyez une équipe experte en présentation PPT pour le jour J

Dans le cadre d’un événement important, vous choisirez certainement de vous faire accompagner par des spécialistes PowerPoint, comme Prezman. Dans ce cas, le jour de l’événement, il faut prévoir a minima 2 personnes de l’agence sur place. Ainsi, pendant que l’un s’occupe de la diffusion des slides, l’autre pourra apporter des corrections urgentes à votre présentation si nécessaire.

#7. Capitalisez sur votre événement

Le retour sur investissement d’un événement ne se mesure pas uniquement à son succès le jour J. Pour capitaliser sur la durée, vous devez prévoir une communication qui prolongera dans le temps les effets de l’event.

Par exemple, vous pouvez relayer les moments-clés de l’événement sur votre site web et vos médias sociaux et/ou inciter les participants à communiquer sur leur présence et leurs retours.

Pour ce faire, il faut anticiper en amont pour réaliser une captation vidéo ou faire venir un photographe professionnel. Ce sont des éléments qu’une bonne agence événementielle pourra vous proposer dans son accompagnement.

Dans tous les cas, si l’événement est important, il est préférable de vous faire accompagner par des spécialistes qui garantiront son bon déroulement et son succès :

  • une agence événementielle pour l’organisation
  • une agence spécialisée en présentation car ce sont les slides que l’auditoire va voir en priorité

Chez Prezman, nous sommes spécialistes des présentations et notamment des événements de grande et de moyenne ampleur.

Nous accompagnons régulièrement des clients comme Google, Lacoste, Hermès, Canal+, Toyota, BNP, France TV, Lexus… dans la définition et la réalisation de leurs présentations événementielles.

Vous avez un projet d’événement ? Contactez notre équipe !

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